Dennis L.
Ein Vorstoß aus der Wirtschaft will Behörden radikal mit KI verschlanken. Doch bei einer Staatsquote von 49,5 % geht es nicht nur um Personalzahlen, sondern um gebundene Ausgaben und sinkende Spielräume. Wie viel Tempo kann Automatisierung wirklich bringen, ohne Rechtssicherheit und Gleichbehandlung zu riskieren. Und welche Messgrößen zeigen verlässlich, ob Verwaltungsdigitalisierung am Ende wirklich spart.
Die Diskussion über KI in Behörden dreht sich meist um zwei Engpässe: Zeit und Geld. Gemeint sind Bearbeitungszeiten von Anträgen, Widersprüchen oder Genehmigungen und zugleich die Frage, wie groß der Staatsapparat werden darf, ohne dass Abgaben oder Schulden dauerhaft steigen. Ein zentraler Indikator dafür ist die Staatsquote, also das Verhältnis der Staatsausgaben zum Bruttoinlandsprodukt. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts lag sie 2024 bei 49,5 % und damit 2,2 Prozentpunkte über dem Durchschnitt seit 1991, wobei steigende Sozialleistungen einen großen Teil des Anstiegs erklären. Je näher diese Quote an 50 % rückt, desto stärker wird sichtbar, dass ein wachsender Teil der Wirtschaftsleistung durch gebundene Ausgaben geprägt ist und dass selbst kleine Effizienzverluste in Summe große Beträge bewegen.
In dieser Lage gewinnt die Idee an Gewicht, Verwaltung wie eine technische Infrastruktur zu behandeln: standardisierte Prozesse, klare Datenflüsse, messbare Durchlaufzeiten. Denn wenn die Staatsquote als zu hoch wahrgenommen wird, ist das nicht nur ein politischer Satz, sondern auch ein Hinweis auf knappe Spielräume für neue Aufgaben, Investitionen oder Entlastungen. Die Debatte trifft auf einen zweiten Druckfaktor, den demografischer Wandel, der langfristig mehr Renten, Pflege und Gesundheitsausgaben erwarten lässt, während die Zahl der Erwerbstätigen langsamer wächst. Gleichzeitig hat sich die Werkzeugkiste verändert. Moderne KI kann Texte klassifizieren, Dokumente prüfen, Fälle vorsortieren und Hinweise auf Unstimmigkeiten liefern, ohne dass jeder Schritt manuell erfolgen muss. Auf der Themenseite Künstliche Intelligenz zeigt sich, wie schnell sich die Technik in den Alltag schiebt, doch in Behörden gelten zusätzliche Anforderungen an Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Gleichbehandlung.
Eine Staatsquote nahe 50 % bedeutet nicht automatisch, dass ein Land schlecht organisiert ist, weil ein großer Staat auch viele Leistungen bereitstellen kann. Sie verschiebt aber die Rechnung: Jede zusätzliche Regel, jeder neue Nachweis und jede extra Prüfschleife kostet dann nicht nur Nerven, sondern spürbar Geld, weil Millionen Einzelfälle betroffen sind. Bei 49,5 % im Jahr 2024 steht Deutschland zudem in einem Umfeld, in dem viele Ausgabenblöcke kaum kurzfristig steuerbar sind, etwa Sozialtransfers oder Sachleistungen im Gesundheitswesen. Das macht Haushaltskonsolidierung schwieriger, weil Einsparungen schnell in Bereiche greifen, die gesellschaftlich sensibel sind. Gerade deshalb wird die Verwaltung selbst zum Hebel: Wenn der Staat seine Kernaufgaben schneller und fehlerärmer erledigt, kann er mit derselben Ressourcenbasis mehr Leistung erbringen oder Kosten dämpfen, ohne Leistungen zu streichen. Einige Analysen verweisen darauf, dass schon kleine Verkürzungen von Bearbeitungszeiten und weniger Rückfragen Unternehmen messbar entlasten, weil Projekte früher starten, Kapital nicht unnötig gebunden bleibt und Rechtsunsicherheit sinkt. Die Frage lautet damit weniger, ob gespart werden soll, sondern wo sich Einsparen mit Prozessqualität verbinden lässt, bevor Steuererhöhungen oder zusätzliche Schulden zur Standardantwort werden.
Wie teuer Verwaltung sein kann, zeigt nicht nur der Personaletat, sondern auch die verlorene Zeit in Unternehmen, wenn Formulare, Nachweise und Schnittstellen nicht funktionieren. Eine Studie des ifo Instituts schätzt, dass Deutschland durch überbordende Bürokratie bis zu 146 Milliarden Euro Wirtschaftsleistung pro Jahr entgehen, und verweist zudem auf große Potenziale durch Verwaltungsdigitalisierung. Diese Größenordnung ist keine exakte Rechnung für jedes einzelne Formular, sondern ein Modell, das Länder vergleicht, Reformepisoden identifiziert und deren Entwicklung über die Zeit simuliert. Gerade deshalb ist Bürokratieabbau kein Synonym für pauschales Streichen, sondern für saubere Prozessarbeit: Welche Daten werden doppelt abgefragt, wo entstehen Medienbrüche, welche Prüfungen bringen in der Praxis wirklich Sicherheit. Der Hintergrund dazu lässt sich in der Meldung Bürokratie an einem konkreten Beispiel nachvollziehen, doch der methodische Kern bleibt immer gleich. Nur wenn Verfahren messbar sind, können Behörden beurteilen, ob Automatisierung tatsächlich Durchlaufzeiten verkürzt oder nur zusätzliche Komplexität erzeugt.
Wenn von KI in der Verwaltung die Rede ist, geht es meist um Routineentscheidungen, die heute schon nach festen Regeln ablaufen, aber in Papier und Einzelfallkommunikation stecken. Dazu zählen das Auslesen von Dokumenten, die Plausibilitätsprüfung von Angaben, die Zuordnung zu Zuständigkeiten und die Priorisierung von Fällen nach Risiko. Der Begriff öffentlicher Dienst steht dabei für Organisationen, die Recht anwenden müssen und deshalb besonders hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit haben. KI kann hier entlasten, wenn sie als Assistenzsystem gebaut ist, das Entscheidungen begründet und Abweichungen markiert, statt nur ein Ergebnis auszugeben. Eine systematische Übersicht über Chancen und Risiken beschreibt der Beitrag Delft University of Technology und betont, dass Wirkungsmessung, Governance und Risikomanagement oft über Erfolg oder Scheitern entscheiden. Das erklärt auch, warum radikale Vorschläge, große Teile der Verwaltung durch KI zu ersetzen, zwar Aufmerksamkeit bekommen, aber in der Praxis an Datenqualität, Rechtsfragen und fehlenden Schnittstellen hängen. Ein häufiger Gedanke ist ein Fristenmodell, bei dem Anträge automatisch gelten, wenn nach drei Wochen keine Entscheidung vorliegt. Ein Blick auf Beamte zeigt, wie stark die Schätzungen auseinandergehen, je nachdem, ob man Tätigkeiten zählt oder ganze Stellen ersetzt.
Damit KI tatsächlich zu Einsparungen führt, reicht es nicht, bestehende Formulare nur digital nachzubauen. Entscheidend ist ein durchgängiger Blick auf Verfahren, vom Antrag über die Prüfung bis zum Bescheid, samt klarer Datenstandards, Protokollen und nachvollziehbarer Begründung. Wenn Modelle intransparent bleiben oder Fehler systematisch bestimmte Gruppen benachteiligen, entstehen neue Widersprüche, Gerichtsverfahren und Kontrollschleifen, die die erhoffte Beschleunigung wieder auffressen. Auch Datenschutz und IT Sicherheit werden zum Kostenfaktor, weil Trainingsdaten, Zugriffsrechte und Löschkonzepte sauber dokumentiert sein müssen. In der aktuellen Debatte wird daher häufig eine Stufenlogik vorgeschlagen: erst Assistenz und automatische Vorprüfung, dann teilautomatisierte Entscheidungen mit menschlicher Aufsicht und erst zuletzt eine weitergehende Automatisierung. Für eine Staatsquote, die vielerorts als zu hoch bewertet wird, ist das mehr als Technikpolitik, weil es um die Fähigkeit geht, Leistungen zu sichern und zugleich die Ausgaben zu stabilisieren. Die Ernsthaftigkeit der Lage zeigt sich darin, dass ohne Produktivitätsgewinne entweder die Abgabenquote steigen oder der Konsolidierungsdruck auf andere Bereiche wachsen würde, was am Ende die Handlungsfähigkeit des Staates begrenzt.
Government Information Quarterly, Implications of the use of artificial intelligence in public governance: A systematic literature review and a research agenda; doi:10.1016/j.giq.2021.101577
