Dennis L.
Japan sieht sich durch Corona gezwungen, zahlreiche Arbeitsabläufe zu digitalisieren und erklärt somit Stempel und Faxgeräten den Krieg. Damit die Digitalisierung aber gelingt, muss eine jahrhundertealte japanische Tradition sterben. Einen solchen digitalen Wandel würde der Deutschen Bundesrepublik auch nicht schaden.
Tokio (Japan). In Japan ist es üblich, dass die Beschäftigten eines Unternehmens, welche coronabedingt im Homeoffice arbeiten, ihren Spesenantrag wöchentlich ausdrucken, mit ihrem Namensstempel, dem sogenannten Hanko, signieren und persönlich im Büro abgeben. Dazu muss der durchschnittliche Angestellte etwa 40 Minuten mit der S-Bahn fahren, nur damit die ausgedruckten Formulare vom Chef, der Buchhaltung und von zwei weiteren Mitarbeitern ebenfalls mit einem Stempel versehen werden können. Diese wahre Stempeltortur in Japan besitzt sogar einen eigenen Namen und wird spöttisch als „Lampionkette“ bezeichnet.
Die japanische Stempelorgie auf Dokumenten hat ihren Ursprung vor rund 1.000 Jahren. Damals wurde der Hanko von Fürsten und Militärherrschern benutzt, bis er sich zwischen dem 17. und dem 19. Jahrhundert im ganzen Land verbreitete. Heute ist dieser Stempel in Japan allgegenwärtig und mit einer Unterschrift gleichzusetzen. Es gibt ganz verschiedene Stempel für Privatpersonen und Unternehmen, welche alle behördlich registriert werden müssen. Ohne einen solchen Stempel ist es in Japan nicht möglich zu heiraten, ein Bankkonto zu besitzen oder eine Immobilie zu erwerben.
Anhand der letzten Beispiele sieht man deutlich, wie sehr dieser besondere Stempel im japanischen Alltag verwurzelt ist. Dies ist auch der Grund, warum es in der Verwaltung und der Wirtschaft mit der Digitalisierung nur sehr schleppend voran kommt. Japanische Experten fordern nun erstmals das Ende der sinnlosen Stempelei und wollen zudem gleich den Faxgeräten den Krieg erklären.
Während in Deutschland zwar viele verschiedene Stempel und Siegel in Unternehmen und Behörden anzufinden sind, so gibt es dennoch keinen Stempelwahn wie in Japan. Beim Thema Faxgeräte sieht es jedoch schon wieder ganz anders aus. Laut Aussagen verschiedener deutscher Unternehmen kommunizieren immer noch 37 Prozent sehr häufig per Fax und weitere 25 Prozent gaben an, immerhin noch häufig das Faxgerät zu benutzen. Eine Kampfansage gegen diese veralteten Geräte wie in Japan täte auch der Bundesrepublik gut, meinen IT-Experten und Umweltverbände.
In Japan zeigt sich, dass sich von den mehr als 10.000 Verwaltungsvorgängen mit Stempelpflicht über 90 Prozent vermeiden lassen würden. Um dies umzusetzen wurde Taro Kono auf einen dafür geschaffenen Ministerposten gesetzt, der die Stempelbürokratie und den Faxwahn im Lande reduzieren soll. Er fordert, dass alle Behörden binnen der nächsten drei Monate komplett auf ihren Hanko verzichten müssten. Auch das ständige hin- und herschicken von Faxen um Stempel nachzuweisen muss aus seiner Sicht endlich ein Ende haben. Unterstützung erhält Kono aus der Wirtschaft. Wirtschaftslobby-Präsident Hiroaki Nakanishi bezeichnete kürzlich die Hanko-Kultur als Unsinn und forderte eine sofortige Abschaffung. Diese könnte höchstens noch als Kunsthandwerk bewahrt werden.
In Deutschland ist die Digitalisierung ebenfalls ein wichtiges Thema, wenn auch der Umgang mit Stempeln und Faxgeräten dort anders gehandhabt wird. Die deutsche Bundesregierung hat in den letzten Jahren verstärkt in die Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse investiert. Digitale Unterschriften und Online-Dokumentenmanagement werden zunehmend populärer, auch in der Privatwirtschaft. Jedoch hinkt Deutschland im internationalen Vergleich nach wie vor hinterher, insbesondere wenn es um die vollständige Eliminierung von Papierdokumenten und den Übergang zu digitalen Alternativen geht.
Trotz der fortschreitenden Digitalisierung behalten haptische Stempel in vielen Bereichen ihre Relevanz, etwa bei der Beglaubigung von Dokumenten oder im kreativen Bereich. Die Online-Bestellung in Stempelshop wie stempelservice.de bietet dabei eine Brücke zwischen traditionellen Praktiken und moderner Technologie. Sie ermöglicht es, individuelle und spezifische Anforderungen schnell und effizient umzusetzen, ohne auf die Vorteile physischer Dokumentation und Authentifizierung verzichten zu müssen.
Sollte die Abschaffung der Hanko und die Reduzierung der Faxgeräte bzw. der Faxe gelingen, wäre dies eine wahre Revolution, die mehr als überfällig ist. Die restliche Welt sieht Japan als innovative Hightech-Nation, doch in vielen Alltagsbereichen dominieren immer noch analoge Arbeitsstrukturen.
Wirft man einen Blick auf die Rangliste der Schweizer Wirtschaftshochschule IMD für digitale Wettbewerbsfähig, so steht Japan lediglich auf Position 27 von 63. „Japan hinkt der Welt mindestens 20 Jahre hinterher“, meint der Ökonom und Wirtschaftsbuchautor Yukio Noguchi.
Wie allgegenwärtig der Stempel in Japan ist, zeigt sich nicht nur bei der Eröffnung eines Bankkontos, wo der Hanko natürlich Pflicht ist, selbst bei Ein- und Auszahlungen wird der Stempel verlangt. Diese umständliche Geldbürokratie zieht sich auch durch Behördenzahlungen, wie akut bei den Corona-Soforthilfen zu sehen ist. Die japanischen Behörden hatten im Frühsommer jeden Bürger 100.000 Yen (umgerechnet etwa 800 Euro) überwiesen. Wegen der fehlenden Digitalisierung und den zahlreichen analogen Arbeitsabläufen dauerten die Zahlungsvorgänge oftmals mehrere Wochen.
